A "Boa Gestao" segundo Albuquerque

O que se segue é um extracto do relatório do Tribunal de Contas ‘Verificação Externa à Contas de gerência da AMRAM – exercício de 2002’, com Miguel Albuquerque como Presidente. Verifiquem os erros de gestão apontados pelo TContas.


"O sistema de controlo interno


A) Aspectos Gerais

7. No exercício em apreciação, a AMRAM contava, em termos de instrumentos de gestão previsionais, com um plano de actividades e um orçamento, devidamente aprovados, mas não dispunha de um manual de procedimentos que enquadrasse a sua actividade e os mecanismos de gestão em vigor nem elaborava actas das reuniões do Conselho de Administração (CA). [Cfr. pontos 3.2.1 e 3.2.4]

8. Não foram fornecidas evidências da existência de delegações de competências do CA nos seus membros em matéria de autorização de despesas e do correlativo pagamento. [Cfr. pontos 3.2.1, 3.2.4 e 4.]

9. A aplicação informática de suporte à contabilidade não oferecia garantias de se conformar às regras da contabilidade pública, porquanto, por exemplo, permitia o registo de despesas sem dotação orçamental. [Cfr. ponto 3.2.4]

10. O Fundo de Maneio, que não era enquadrado por normas de movimentação e reposição periódica das verbas, coexistia com recebimentos resultantes da venda directa do jogo que, em vez de serem depositadas, eram utilizadas, não raras vezes, para pagar despesas. Em resultado disso, a auditoria de certificação às contas de 2002 detectou que se encontrava na posse do Fiscal do Jogo o montante de € 1.535,00, que não estava registado na contabilidade. [Cfr. ponto 3.2.3]

11. Era prática corrente contabilizar pagamentos a fornecedores, quando as facturas e respectivos cheques ainda aguardavam as assinaturas dos dirigentes, desvirtuando a posição contabilística dos fornecedores e dificultando a execução das conciliações bancárias. [Cfr. ponto 3.2.3]

12. Foram criadas duas contas bancárias no Banco Internacional do Funchal (Banif), uma destinada ao pagamento de prémios do jogo (Banif – Pagamentos) e outra para depósito das verbas provenientes do jogo (Banif-Recebimentos) e para os pagamentos correntes da instituição. Para além dos movimentos nesta última conta serem de natureza diversa, dificultando as operações de controlo, observou-se que os registos nas contas contabilísticas equivalentes eram frequentemente trocados, contribuindo, com isso, para que não tivessem sido elaboradas na gerência as reconciliações bancárias. [Cfr. ponto 3.2.3]


Outras questões de legalidade e regularidade financeira

17. Os processos de despesa mostraram na generalidade grandes insuficiências:

? Os processos não se encontravam instruídos com as requisições externas e as ordens de pagamento nem sempre identificavam o responsável, a evidência da sua conferência e a classificação contabilística correspondente;

? Todos os processos consultados careciam da competente deliberação de autorização de despesa do CA da AMRAM (Cfr. ponto 4.2.);

? Foram detectadas despesas incorrectamente classificadas [Cfr. ponto 3.2.1., 4.2.6 e 4.2.8, ];

? Detectou-se o recurso frequente ao ajuste directo sem consulta, sem que essa opção fosse objecto da necessária fundamentação legal e de facto [Cfr. pontos 4.2.2; 4.2.7; 4.2.11.2;e 4.2.12];

18. Não foram observadas as disposições normativas que regulam a realização de despesas públicas e a contratação com a aquisição de bens e de serviços, constantes do DL n.º 197/99, de 8 de Junho, mormente quanto aos procedimentos exigíveis e à celebração de protocolo ou contrato escrito [Cfr. ponto 4.2.11;e 4.2.11.2 e 4.2.12]

19. Algumas despesas (seguros contra acidentes pessoais dos bombeiros da RAM, refeições e material de consumo de secretaria) extravasavam claramente o objecto social da AMRAM. [Cfr. ponto 4.2.3 e 4.2.13.] Foram processadas e pagas horas extraordinárias para além do limite de 120 horas anuais estabelecido no n.º 1 do art.º 27.º do DL n.º 259/98, de 18 de Agosto, sem terem sido proferidos os competentes despachos autorizadores desses excessos. [Cfr. ponto 4.2.5]

21. Realizaram-se transferências para a “Empresa Intermunicipal da RAM” (EIMRAM) sem que tivessem sido celebrados os contratos-programa exigidos pelos Estatutos e pelo art.º 31.º da Lei n.º 58/98, de 18 de Agosto. [Cfr. ponto 4.2.8]


1.2.4 A exploração do Jogo

22. A estrutura de custos associada à exploração do “Jogo Instantâneo” não se encontrava ajustada aos correspondentes proveitos, pondo em causa a sustentabilidade económica da Associação. Se deduzirmos às receitas brutas de 2002 o valor dos custos directos apura-se um resultado negativo próximo dos € 181.000. [Cfr. ponto 4.3.]


1.2.5 Dívidas ao Estado

23. Em Setembro de 2005 a AMRAM era devedora à Fazenda Pública de cerca de 1,7 milhões de euros. Tais dívidas resultaram, na sua grande maioria, da falta de entrega de imposto retido e de erros ou falta de retenção de IRS e IRC que incidia sobre os prémios distribuídos. [Cfr. ponto 4.4.]


Situação económico-financeira da Associação

24. A Associação apresentava uma situação económico-financeira extremamente débil, em resultado da exploração deficitária de um Jogo e de uma acumulação de sucessivos erros na gestão das suas obrigações tributárias geradora de fortes desequilíbrios de tesouraria. Essa factualidade traduziu-se, em termos estruturais, na não satisfação do limiar mínimo de viabilidade económica e na incapacidade de manter um equilíbrio financeiro mínimo, colocando a Associação numa situação de falência técnica. [Cfr. ponto 4.7.]


Recomendações

Em face das matérias analisadas ao longo da auditoria, insertas no presente relatório e sintetizadas nas observações atrás enunciadas, o Tribunal de Contas formula ao CA da AMRAM as seguintes recomendações:

1. Ponderação da continuidade da actual actividade da Associação tendo em conta as decisões judiciais sobre a legalidade do seu objecto social e a redefinição das suas atribuições, competências e estatutos em conformidade com o exigido pelo artigo 44.º da Lei n.º 11/2003, de 13 de Maio.

2. Independentemente do que venha a ser a actividade futura da AMRAM, deverá ser:

2.1. Promovida uma clarificação das competências, das responsabilidades e do funcionamento dos órgãos da Associação;

2.2. Assegurada, em conformidade com o CPA (art.ºs 122.º, 124.º e 125.º), a relevação em acta das deliberações dos seus órgãos e da respectiva fundamentação de facto e de direito;

2.3. Garantido que as despesas da entidade se enquadram no seu objecto social, estejam suficientemente documentadas e satisfaçam os requisitos legais aplicáveis;

2.4. Implementado um sistema de controlo interno que atenda aos requisitos definidos no ponto 2.9 das normas técnicas do POCAL;

2.5. Fomentado o equilíbrio financeiro da Associação e da Empresa Intermunicipal através da adequação do volume de custos às suas receitas;

3. Implementar as medidas necessárias a um maior rigor nos processamentos e registos contabilísticos das despesas, de forma a evitar discrepâncias entre os mapas de prestação de contas.

4. Na eventualidade da AMRAM continuar a operar a exploração do Jogo Instantâneo:

4.1. Toda a sua estrutura de custos directos deverá ser objecto de profunda remodelação no sentido de ser ultrapassado o estrangulamento económico evidenciado;

4.2. A participação do Banif na gestão do Jogo deverá ser objecto de contratualização, devendo aquela instituição ser especialmente responsabilizada pela qualidade e

oportunidade das informações prestadas - vendas efectivas registadas, n.º de cartões em stock e prémios distribuídos;

4.3. Os aspectos relativos à inutilização dos cartões premiados e à sua guarda física deverão ser melhorados. Os seus estatutos estão publicados no Jornal Oficial da RAM, II Série - n.º 34, de 7 de Novembro de 1985, situando-se a sua sede social no Funchal (Rua da Moraria nº 44 – 46, 9000 – Funchal, Madeira.). A AMRAM é uma pessoa colectiva de direito público, criada em conformidade com o art.º 254.º da Constituição da República Portuguesa, e nos termos do DL n.º 266/81, de 15 de Setembro7, diploma em vigor à data. O objecto social da Associação, nos termos do art.º 4.º dos seus estatutos, consiste em “…explorar na Região Autónoma da Madeira, por conta própria ou mediante contrato com uma entidade especialmente vocacionada para esse efeito, uma forma de jogo denominada «Jogos

Instantâneos» de acordo com as condições de licença de autorização aprovada por despacho do Presidente do Governo Regional da Madeira.”.

A Associação tem como corpos sociais o CA, órgão executivo que na data da acção compunha-se de 5 membros, e a Assembleia Intermunicipal, onde estão representados os municípios associados, através dos correspondentes Presidentes de Câmara ou seus substitutos, a quem cabe eleger a mesa da Assembleia e designar os membros do executivo. O património da AMRAM é constituído pelos bens e direitos transferidos no acto de constituição ou por ela adquiridos (art.º 9.º dos Estatutos), e a sua gestão financeira pressupõe a definição de planos de actividades (anuais e plurianuais) e a elaboração de um orçamento (art.º 21.º dos Estatutos), obrigando-se os municípios a contribuir anualmente na parte não coberta pelas receitas de outra natureza. Em termos contabilísticos, a AMRAM está abrangida pelo Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais (POCAL), aprovado pelo DL n.º 54-A/99, de 22 de Fevereiro (art.º 2.º). Relativamente ao enquadramento fiscal, a Associação beneficia das isenções fiscais previstas na Lei para as autarquias locais (art.ºs 13.º e 16.º, respectivamente, do DL n.º 266/81 e da Lei n.º 172/99, de 21 de Setembro), nomeadamente a isenção de IRC no cômputo das actividades que constituem o seu objecto social. Já quanto ao IVA, realiza operações isentas nos termos do n.º 32 do art.º 9º do respectivo Código."